Założyłeś własną działalność i zastanawiasz się, co dalej? Tak jak w każdym kraju, tak i w Polsce, każdy, kto prowadzi własny biznes, ma obowiązek prowadzić księgowość. W tym artykule dowiesz się, na co zwrócić uwagę przy wyborze programu księgowego.
Programy księgowe
Na jakie elementy warto zwrócić uwagę wybierając program księgowy? Poniżej prezentujemy kilka istotnych czynników.
1. Odpowiednie oprogramowanie
Zakres funkcji wybranego oprogramowania księgowego powinien być właściwie dobrany. Oprogramowania różnią się między sobą przede wszystkim tym, że każde oprogramowanie ma różne funkcje, które dodatkowo można rozszerzać.
2. Użyteczność oprogramowania
Jeśli prowadzi się duży zakład produkcyjny, w którym zatrudnia się wielu pracowników, temat księgowości w takiej firmie jest bardzo złożony. W związku z tym warto zadbać o to, by wybrany program księgowy był łatwy w obsłudze, tzn. intuicyjny i nie wymagał skomplikowanych czynności technicznych.
3. Dopasuj program księgowy do poziomu wiedzy pracowników
System rachunkowości finansowej może być rozbudowany bardziej lub mniej, a zależy to głównie od wiedzy osób, które w firmie zajmują się księgowością. Oczywiście wiedza ich może być stale poszerzana. Warto o tym pamiętać,
4. Programy księgowe powinny być zgodne z innymi programami
Dobry program księgowy to taki, który można łatwo łączyć z innymi programami. Najważniejszym powodem jest to, że dokumenty z informacjami finansowymi firmy często wysyłane są do urzędów skarbowych czy do doradców podatkowych.
5. Dostęp do programu księgowego – dla kogo?
Właściciel firmy może zdecydować, kto będzie miał dostęp do informacji finansowych firmy. Może to być jedna osoba lub kilka osób. Wszystko zależy od właściciela i funkcji, w jakie wyposażone są programy księgowe.
6. Określenie uprawnień osób korzystających z programu
W dobrych programach księgowych można zarządzać tego typu uprawnieniami. Jest to o tyle ważne, że dotyczy to odpowiedzialności i bezpieczeństwa nie tylko właściciela, ale wszystkich pracowników zatrudnionych w danym zakładzie.
7. Aktualizacje przeprowadzane na bieżąco
Każdy program księgowy powinien mieć przeprowadzane aktualizacje na bieżąco. W końcu w zakresie przepisów prawnych, zwłaszcza tych dotyczących finansów, stale się zmieniają, dlatego należy zadbać, by program księgowy był aktualny.
Podsumowując, programy księgowe oprócz tego, że powinny być proste w obsłudze, bezpieczne i aktualne, dobrze by było, gdyby producent zapewniał stałe wsparcie techniczne oprogramowania. W ten sposób można być spokojnym, że w razie jakiejkolwiek awarii i problemów natury technicznej, usterka zostanie szybko wyeliminowana.
